活著

亂源其實就是你自己！

為了克服步調混亂的壞習慣，你可能會很自然地想到，要採取下列2種作法的其中一種：

1.試著不讓太多繁雜事物闖進自己的生活，這樣就不會有那麼多事情要安排、那麼多東西
要找地方擺。

2.弄清楚自己為什麼會覺得，有些事物非得留著不可。解決根本病因，不要只是處理表面
症狀。

過去克服混亂的方法，通常比較傾向第一種作法，可惜，現代人每天都生活在資訊爆炸的
環境底下，使得第一種作法愈來愈顯得無濟於事。做事更有條理以及嘗試阻絕資訊不斷流
入等作法，充其量是治標不治本，你真正需要的是更強有力的方法。換句話說，要擺脫混
亂，就不能只是試著改變表面上的混亂狀況，這充其量只能算是權宜之計。你反而應該試
著瞭解，自己究竟擔心會發生什麼狀況，然後按部就班地處理各種不安。有時候，光是去
找出自己擔心的原因，就已經解決了一大半問題，不過有時候則必須採取進一步行動。面
對內心真正的想法或不安，混亂的情況自然就會減輕。

◎不見的資訊，等於沒用的資訊

掌握了多少資訊其實並不重要，重要的是在必要的時候，能夠用上多少資訊，這才是真正
有意義的事。
大多數混亂一族最擔心的事情是，「我前幾天才清檔案櫃，果然在2天後，就要用到之前
丟掉的那些檔案。」

就是因為這種心態，大多數混亂一族暗自決定，要保留所有東西，避免未來再犯同樣的錯
誤。這樣一來，就不可能會重蹈覆轍了。只可惜，在當今資訊爆炸的情況下，這種決定也
會造成意料之外的後果，使得︰混亂一族囤積過多資訊，反而再也找不到真正需要的資訊
。

◎運用80/20法則

在你歸檔的文件中，大約有80%是永遠不會再派上用場的。因此，不要認為歸檔文件本來
就是應該花這麼多時間，長期來說，有沒有妥善管理檔案，影響其實不大。

許多混亂一族都會以為，要做到有條不紊很簡單，只要花時間找到適當的方法就可以了。
事實上，在這方面有5大迷思廣為流傳，分別是：

迷思1——掃瞄器可以解決所有問題
只不過，掃瞄一份文件要花3分鍾的時間，而且會佔去電腦硬碟一大塊空間。

迷思2——只要把所有東西都存進電腦，就可以找得到
好吧，這有可能有點道理。不過先決條件是，你必須懂得怎麼在電腦上妥善歸檔。

迷思3——正確的歸檔方法只有一種
如前所述，適切的歸檔方法，是針對你個人偏好的學習方式量身訂做的，並沒有一體適用
的歸檔方法。就是要使用自己適用的方法。

迷思4——如果大家都可以找到檔案，我就省事了
這會是種棘手的狀況，最好的辦法或許是制訂一套制度，由公司上下每位同仁評量其他人
的歸檔方法。如果藉此發現一些有創意的建檔方法，可能得發展成一套全公司都適用的歸
檔方法。

迷思5——暫存檔案夾可以讓自己掌握進度
這種作法理論上來說很棒，不過實務上卻經常被濫用。如果有妥善的歸檔方法，根本不需
要暫存檔案夾。